Was kostet Individualsoftware?
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, aber nicht so, wie Sie es aus Angeboten kennen. Entscheidend ist längst nicht mehr der Programmieraufwand, sondern wie klar der Prozess beschrieben ist und wer die Architektur verantwortet.
Von Markus Sperl, Software-Architekt ·
Warum die alte Antwort sechsstellig lautete
Klassisch gerechnet setzten sich die Kosten einer Individualanwendung so zusammen: Anforderungsanalyse, Konzeption, Entwicklung, Test, Einführung, Dokumentation. Der größte Block war die Entwicklung: Menschen, die Zeile für Zeile Code schreiben, in Tagessätzen abgerechnet.
Bei einer mittleren Fachanwendung kamen so schnell mehrere hundert Personentage zusammen. Daraus entstand die Faustregel, dass sich Individualsoftware erst ab einer bestimmten Betriebsgröße rechnet und der Mittelstand deshalb mit Standardsoftware und Excel leben muss.
Was sich geändert hat
KI-gestützte Entwicklung hat genau den Block schrumpfen lassen, der früher dominierte. Was Wochen dauerte, entsteht heute in Tagen.
Damit verschiebt sich die Kostenstruktur grundlegend. Die verbleibenden Faktoren sind:
Wie klar ist der Prozess beschrieben? Der mit Abstand größte Kostentreiber, und zugleich der einzige, den Sie selbst beeinflussen können. Ein Prozess, den niemand vollständig erklären kann, wird teuer, egal wer ihn umsetzt.
Wie viele Systeme müssen angebunden werden? Jede Schnittstelle zu ERP, MES, SPS oder Altsystemen bedeutet Abstimmung mit fremden Datenformaten. Das ist der Punkt, an dem Projekte am häufigsten aus dem Ruder laufen.
Welche Nachweispflichten gelten? Änderungshistorie, Berechtigungen und Audit-Sicherheit gehören von Anfang an ins Datenmodell. Nachträglich eingebaut kosten sie ein Vielfaches.
Wer verantwortet die Architektur? Der Faktor, der über die Kosten nach dem Projekt entscheidet. KI-generierter Code ohne Architekturaufsicht ist schnell erstellt und teuer im Unterhalt: Die Rechnung kommt erst später.
Die Wege im Vergleich
| Standardsoftware | Systemhaus | Begleitet selbst gebaut | |
|---|---|---|---|
| Anschaffung | Lizenzkauf, sofort nutzbar | einmalig hoch, meist sechsstellig | Startprojekt zum Festpreis, 12.000 bis 25.000 € |
| Laufende Kosten | Lizenz je Arbeitsplatz und Jahr | Wartungsvertrag, Änderungen einzeln | Betrieb, Begleitung optional |
| Passt auf Ihren Prozess | Sie passen sich der Software an | ja, wie beauftragt | ja, und jederzeit nachjustierbar |
| Änderung in zwei Jahren | nur wenn der Hersteller sie vorsieht | je Änderung ein neues Angebot | setzen Sie selbst um |
| Das Prozesswissen liegt | beim Hersteller | beim Dienstleister | bei Ihnen im Haus |
| Wenn der Partner wegfällt | Software läuft, Support endet | Weiterentwicklung steht still | Sie arbeiten unverändert weiter |
Die Tabelle beantwortet die Frage nicht allein. Sie zeigt vor allem, dass der Anschaffungspreis die schlechteste Vergleichsgröße ist. Entscheidend ist die Summe über fünf Jahre einschließlich aller Änderungen, die Sie in dieser Zeit brauchen werden. Die letzte Zeile wird dabei am häufigsten übersehen und ist am teuersten, wenn sie eintritt.
Die Größenordnung
Für die begleitete Eigenentwicklung sieht die Struktur so aus:
- Machbarkeits-Check, 4.000 €: Prozessaufnahme, Prüfung der Schnittstellen, Architekturskizze und Kostenschätzung, Ergebnis binnen zwei Wochen. Bei Beauftragung des Startprojekts innerhalb von 30 Tagen wird der Betrag vollständig angerechnet.
- Startprojekt zum Festpreis, 12.000 bis 25.000 €, vier Wochen, Ergebnis ist ein lauffähiger Prototyp auf Ihrem eigenen Server. Also ein Bruchteil dessen, was ein vergleichbares Systemhausprojekt kostet.
- Begleitung danach, 2.000 bis 9.000 € monatlich, monatlich kündbar, in zwei Intensitäten je nachdem, wie viel Unterstützung Sie noch brauchen.
- Architekt auf Abruf, 500 bis 1.200 € monatlich, für die Zeit, in der Sie eigenständig arbeiten und nur im Bedarfsfall auf mich zurückgreifen.
Alle Beträge zzgl. Umsatzsteuer. Wo Ihr Vorhaben innerhalb der Spanne liegt, hängt an der Tiefe des Prozesses und an der Anzahl der Systeme, die angebunden werden müssen. Genau das klärt der Machbarkeits-Check, und zwar bevor Sie beauftragen: Danach ist es ein Festpreis und keine Schätzung.
Was nicht im Preis enthalten ist
Kostentransparenz heißt auch, die Lücken zu benennen:
- Server und Betrieb: die Anwendung läuft auf Ihrer Infrastruktur, dafür bleiben Daten und Betrieb vollständig bei Ihnen
- Termine vor Ort: die Zusammenarbeit erfolgt remote, Vor-Ort-Termine werden gesondert vereinbart
- Drittlizenzen: KI-Werkzeuge, Datenbanken und ähnliches, vor dem Start benannt
- Besondere Sonderanforderungen: außergewöhnliche Schnittstellen, regulatorische Auflagen oder harte Echtzeitanforderungen werden vorab auf Machbarkeit geprüft
Die eigentliche Frage
Statt „Was kostet die Software?“ führt eine andere Frage weiter: Was kostet der derzeitige Zustand?
Rechnen Sie zusammen, wie viele Stunden pro Woche für Doppelerfassung, Suchen und manuelle Auswertungen aufgewendet werden. Multiplizieren Sie mit Ihrem internen Stundensatz und mit 46 Arbeitswochen. Dieser Betrag läuft bereits, nur steht er in keiner Rechnung und wird deshalb nie diskutiert.
Er ist der ehrlichste Maßstab für jedes Angebot, das Sie einholen.
Häufige Fragen
Was kostet Individualsoftware für einen mittelständischen Betrieb?
Ein Startprojekt mit lauffähigem Prototyp kostet zum Festpreis zwischen 12.000 und 25.000 Euro zzgl. USt. und dauert vier Wochen. Wo Ihr Vorhaben in dieser Spanne liegt, legt der Machbarkeits-Check für 4.000 Euro fest, bevor Sie beauftragen. Die begleitete Weiterentwicklung danach wird monatlich abgerechnet und ist monatlich kündbar. Klassische Systemhausprojekte für vergleichbare Anwendungen bewegen sich dagegen üblicherweise im mittleren fünf- bis sechsstelligen Bereich.
Warum ist Individualsoftware durch KI günstiger geworden?
Weil die Codeerstellung, früher der größte Kostenblock, drastisch schneller geworden ist. Was bleibt, sind Prozessverständnis, Architektur und Qualitätssicherung. Damit verschiebt sich das Kostenverhältnis grundlegend: Der teuerste Teil ist nicht mehr das Schreiben, sondern das Entscheiden.
Was kostet der laufende Betrieb?
Server oder Hosting, gegebenenfalls Datenbank- und KI-Werkzeuglizenzen. Diese Kosten laufen direkt über Sie und werden vor dem Start benannt. Lizenzgebühren an einen Softwarehersteller entfallen, weil die Anwendung Ihnen gehört.
Ist Standardsoftware nicht grundsätzlich günstiger?
In der Anschaffung häufig ja. Über die Laufzeit hängt es an den Anpassungen: Lizenzkosten je Arbeitsplatz und Jahr, kostenpflichtige Zusatzmodule und der Aufwand, den Prozess an die Software anzupassen, werden regelmäßig unterschätzt. Ein Vergleich sollte immer über mehrere Jahre gerechnet werden.
Trifft das auf Ihre Situation zu?
In 30 Minuten lässt sich meist klären, ob sich Ihr Vorhaben auf diesem Weg umsetzen lässt, kostenlos und unverbindlich.