Excel in der Qualitätssicherung ablösen

Wie es dazu kommt

Kaum ein Qualitätsleiter hat sich jemals für Excel entschieden. Die erste Tabelle entstand, weil ein Prüfprotokoll gebraucht wurde und die Software es nicht konnte. Die zweite kam für die Auswertung dazu. Dann eine für die Reklamationen, eine für die Lieferantenbewertung, eine für die Maschinenfähigkeit.

Nach ein paar Jahren gibt es ein Geflecht aus Dateien mit Verknüpfungen, Makros und Formeln, das funktioniert — solange die eine Person da ist, die es gebaut hat.

Die drei Punkte, an denen es kippt

Der Personenrisiko-Punkt. Eine Person versteht die Verknüpfungen. Ist sie im Urlaub, wartet die Auswertung. Verlässt sie den Betrieb, beginnt eine Rekonstruktion, die regelmäßig Monate dauert und selten vollständig gelingt.

Der Audit-Punkt. Der Auditor fragt, wer den Grenzwert in Zelle H14 geändert hat und wann. Excel kann das nicht beantworten. Eine Datei ohne belastbare Änderungshistorie ist kein Nachweis, sondern eine Behauptung. Bei IATF 16949 oder in regulierten Branchen wird das zum ernsten Problem.

Der Doppelerfassungs-Punkt. Die Anlage kennt die Messwerte bereits. Trotzdem tippt jemand sie ab — weil es keine Verbindung zwischen Anlagensteuerung und Tabelle gibt. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erzeugt eine zweite Wahrheit, die von der ersten abweicht.

Die Wege aus der Situation

Eine QS-Standardsoftware kaufen

Der naheliegende Weg — und für standardisierte Prüfprozesse durchaus richtig. Das Problem zeigt sich, wenn Ihre Prüfungen Besonderheiten haben, was in der Zulieferindustrie die Regel ist. Dann beginnt das Anpassen: Zusatzfelder, Workarounds, ein Modul, das doch programmiert werden muss. Am Ende ist die Software teuer, passt trotzdem nicht ganz, und die Excel-Datei für die Sonderfälle existiert weiterhin.

Sinnvoll, wenn Ihre Prüfprozesse weitgehend Standard sind und Sie bereit sind, sich der Software anzupassen.

Ein Systemhaus beauftragen

Liefert eine passende Lösung — zu Kosten, die im Mittelstand selten genehmigungsfähig sind, und mit Laufzeiten von Monaten bis Jahren. Nach der Übergabe liegt das Wissen über Ihren Prozess außerhalb Ihres Hauses. Jede Änderung ist ein neues Angebot.

Sinnvoll, wenn Budget und Zeit vorhanden sind und der Prozess anschließend stabil bleibt.

Die Lösung selbst bauen — begleitet

Der Weg, der durch AI-gestützte Entwicklung erst wirtschaftlich geworden ist. Ihr Fachbereich beschreibt den Prozess, den er ohnehin am besten kennt. Die Codearbeit übernimmt AI. Ein Senior-Architekt sorgt dafür, dass Datenmodell, Schnittstellen und Struktur tragfähig sind — genau die Punkte, an denen AI-generierter Code ohne Aufsicht scheitert.

Sinnvoll, wenn Ihr Prozess Besonderheiten hat, Sie die Datenhoheit behalten wollen und kein eigenes Entwicklungsteam aufbauen können.

Wie ein solches Projekt konkret abläuft

Am Anfang steht bewusst ein Prototyp, kein fertiges System. Solange die Anforderungen nicht feststehen, wäre eine Fertigstellungszusage unseriös — man würde Geld in eine Richtung investieren, die sich als falsch herausstellen kann.

Der Prototyp bildet einen abgegrenzten Teil Ihrer Qualitätssicherung ab, etwa eine Prüfart oder einen Arbeitsplatz. Nach vier Wochen ist sichtbar, ob der Weg trägt. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie über den Ausbau — nicht auf Basis einer Präsentation.

Aus der Praxis: Für einen Serienfertiger der Automobilzulieferung mit rund 500 Mitarbeitern entstand ein firmenweites QS-System, das täglich etwa 300.000 Prozessabschlüsse verarbeitet und direkt an die Anlagensteuerung angebunden ist. Die nachträgliche Erfassung entfällt vollständig; Fertigung und Qualitätssicherung arbeiten auf demselben Datenstand.

Was Sie vorher klären sollten

• Welche Prüfung verursacht den meisten Aufwand? Dort beginnt man, nicht beim komplexesten Fall.
• Woher kommen die Messwerte? Liefert die Anlage sie bereits digital, entfällt die Doppelerfassung sofort — das ist meist der größte einzelne Hebel.
• Was verlangt Ihr Audit? Nachvollziehbarkeit, Änderungshistorie und Berechtigungen gehören von Anfang an ins Datenmodell, nicht nachträglich.
• Wer im Haus kennt den Prozess wirklich? Diese Person ist wichtiger als jede technische Voraussetzung.