Was kostet Individualsoftware?

Warum die alte Antwort sechsstellig lautete

Klassisch gerechnet setzten sich die Kosten einer Individualanwendung so zusammen: Anforderungsanalyse, Konzeption, Entwicklung, Test, Einführung, Dokumentation. Der größte Block war die Entwicklung — Menschen, die Zeile für Zeile Code schreiben, in Tagessätzen abgerechnet.

Bei einer mittleren Fachanwendung kamen so schnell mehrere hundert Personentage zusammen. Daraus entstand die Faustregel, dass sich Individualsoftware erst ab einer bestimmten Betriebsgröße rechnet — und der Mittelstand deshalb mit Standardsoftware und Excel leben muss.

Was sich geändert hat

AI-gestützte Entwicklung hat genau den Block schrumpfen lassen, der früher dominierte. Was Wochen dauerte, entsteht heute in Tagen.

Damit verschiebt sich die Kostenstruktur grundlegend. Die verbleibenden Faktoren sind:

Wie klar ist der Prozess beschrieben? Der mit Abstand größte Kostentreiber — und zugleich der einzige, den Sie selbst beeinflussen können. Ein Prozess, den niemand vollständig erklären kann, wird teuer, egal wer ihn umsetzt.

Wie viele Systeme müssen angebunden werden? Jede Schnittstelle zu ERP, MES, SPS oder Altsystemen bedeutet Abstimmung mit fremden Datenformaten. Das ist der Punkt, an dem Projekte am häufigsten aus dem Ruder laufen.

Welche Nachweispflichten gelten? Änderungshistorie, Berechtigungen und Audit-Sicherheit gehören von Anfang an ins Datenmodell. Nachträglich eingebaut kosten sie ein Vielfaches.

Wer verantwortet die Architektur? Der Faktor, der über die Kosten nach dem Projekt entscheidet. AI-generierter Code ohne Architekturaufsicht ist schnell erstellt und teuer im Unterhalt — die Rechnung kommt erst nach zwei Jahren.

Die Wege im Vergleich

	Standardsoftware	Systemhaus	Begleitet selbst gebaut
Anschaffung	Lizenzkauf, sofort nutzbar	einmalig hoch, meist sechsstellig	Startprojekt ab 12.000 €
Laufende Kosten	Lizenz je Nutzer und Jahr	Wartungsvertrag, Änderungen einzeln	Betrieb, Begleitung optional
Passt auf Ihren Prozess	Sie passen sich der Software an	ja, wie beauftragt	ja, und jederzeit nachjustierbar
Änderung in zwei Jahren	nur wenn der Hersteller sie vorsieht	je Änderung ein neues Angebot	setzen Sie selbst um
Das Prozesswissen liegt	beim Hersteller	beim Dienstleister	bei Ihnen im Haus
Wenn der Partner wegfällt	Software läuft, Support endet	Weiterentwicklung steht still	Sie arbeiten unverändert weiter

Die Tabelle beantwortet die Frage nicht allein — sie zeigt vor allem, dass der Anschaffungspreis die schlechteste Vergleichsgröße ist. Entscheidend ist die Summe über fünf Jahre einschließlich aller Änderungen, die Sie in dieser Zeit brauchen werden. Die letzte Zeile wird dabei am häufigsten übersehen und ist am teuersten, wenn sie eintritt.

Konkrete Zahlen

Für die begleitete Eigenentwicklung sind die Preise öffentlich, weil eine Zahl mehr hilft als eine Spanne:

• Startprojekt: 12.000 € Festpreis, vier Wochen, Ergebnis ist ein lauffähiger Prototyp auf Ihrem eigenen Server
• Begleitung Intensiv: 5.000 € monatlich für die Aufbauphase, monatlich kündbar
• Begleitung Basis: 2.500 € monatlich, wenn Sie den Prozess sicher beherrschen
• Architekt auf Abruf: 900 € monatlich für die Zeit danach

Dazu kommt der Machbarkeits-Check für 4.000 €, der bei Beauftragung des Startprojekts vollständig angerechnet wird. Dieser Betrag liegt in vielen Betrieben unterhalb der Schwelle, ab der ein förmlicher Investitionsantrag nötig wird — und diese Schwelle ist in der Praxis oft entscheidender als der Betrag selbst.

Was nicht im Preis enthalten ist

Kostentransparenz heißt auch, die Lücken zu benennen:

• Server und Betrieb — die Anwendung läuft auf Ihrer Infrastruktur, dafür bleiben Daten und Betrieb vollständig bei Ihnen
• Termine vor Ort — die Zusammenarbeit erfolgt remote, Vor-Ort-Termine werden gesondert vereinbart
• Drittlizenzen — AI-Werkzeuge, Datenbanken und ähnliches, vor dem Start benannt
• Besondere Sonderanforderungen — außergewöhnliche Schnittstellen, regulatorische Auflagen oder harte Echtzeitanforderungen werden vorab auf Machbarkeit geprüft

Die eigentliche Frage

Statt „Was kostet die Software?“ führt eine andere Frage weiter: Was kostet der derzeitige Zustand?

Rechnen Sie zusammen, wie viele Stunden pro Woche für Doppelerfassung, Suchen und manuelle Auswertungen aufgewendet werden. Multiplizieren Sie mit Ihrem internen Stundensatz und mit 46 Arbeitswochen. Dieser Betrag läuft bereits — nur steht er in keiner Rechnung und wird deshalb nie diskutiert.

Er ist der ehrlichste Maßstab für jedes Angebot, das Sie einholen.